くなる。具体的には、官房文書課等が管理するサーバーに番号付与機能を構築し、各部局は、起案段階で文書のタイトル、最終決裁者、文書の取扱い、外部へ送付する場合にはその相手先等を登録し、文書番号をもらうこととなる。この文書番号管理は、その延長上で、文書閲覧簿になる等、下記のような機能を併せ持つことによって、文書の台帳的な管理をシステム的に行うことになる。

（b）文書区分の設定管理

上記の文書台帳管理において、文書の区分例えば、秘密区分を記載しておくことによって、管理の適正化を図ることが可能である。新しい情報公開法では、この区分はむしろ、不開示のどの基準に該当するかという区分が重要になると考えられる。いずれにしても、このような区分を作成段階において明らかにし、管理しておくことは、開示請求への適切な対応を可能にする筈である。

（c）文書収受の管理

公文書は、作成され決裁された後、外部へ送付されるものが多い。その場合において、どの文書が、何時、誰宛てに送付されたかが一元的に管理されることが重要である。上記のような文書台帳管理によって、この文書送付の遅滞、紛れを防ぐことができ、原局課では、送付済みか否かの状況を監視することができる。文書の発送と逆に、他機関からの文書の授受についても、送付と同じ考え方、手続で管理することができる。要するに、従来の文書管理のマニュアル処理に比べ、文書管理システムの台帳管理機能によって、文書の収受状況をモニターし重複、紛れ、紛失、手続モレ、手続の遅滞等を防ぎ、文書の管理を適切に行うことができるのである。

（d）文書の決裁

文書の決裁決裁過程において、権限が与えられていない者による文書の修正が行われないようにしなければならない。また、決裁者の押印という手続を電子化し、本人以外が電子化された公印を押すことができないようにしておく必要がある。これらのことは、文書管理システムの機能で可能になっている。すなわち、決裁過程での変更過程はすべての変更を、何時、誰が、どのように変更したか等についてバージョン管理することができるので、従来のマニュアルによる決裁過程の管理よりは、キメ細かに、適切に行われることとなる。また、押印についても、電子公印を特定のサーバーに登録しておき、パスワードによって、権限を有する者しか押印できないようにすることは可能である。机の引き出しに公印が保管されている現状に比べ大幅にセキュリ

前ページ　　　目次へ　　　次ページ